Фуршет на выставочном стенде: сколько заказать и когда пополнять стол

У стенда две задачи. Нужно угостить посетителя во время короткого разговора и подготовить подачу к встрече, назначенной на конкретное время. Если всё выставить к открытию, на переговоры может не остаться запланированных порций. Разделите заказ по назначению и решите, кто будет обновлять выкладку.

Составьте два списка гостей

В первый запишите встречи, количество участников и время каждой подачи. Во второй — сколько людей предположительно остановятся у стенда и возьмут угощение в каждый час. Если есть данные с прошлого года, возьмите число контактов именно на своём стенде и отдельно учтите презентации, которые могут дать всплеск. Питание команды стенда внесите третьей строкой, со своим расписанием.

Расчёт на четыре часа и три встречи

На три встречи придут по четыре человека. На каждого запланировали по три небольшие порции. На открытой части стенда ориентир — 36 гостей, которые возьмут по две порции. Это пример расчёта небольшого угощения. Если подача заменяет обед, согласуйте другое меню и объём.

Базовый заказ — 108 порций. Если по прошлому опыту после презентации могут подойти ещё шесть человек, добавьте 12 порций для этой волны. Всего 120 порций. Переговорные 36 порций держите отдельными партиями. Если встречу перенесли, ответственный уточнит время новой подачи и допустимые условия хранения.

Напитки считайте отдельно. Если в пиковые 15 минут ожидается 12 заказов, а точка реально выдаёт чашку за две минуты, она успеет выдать семь чашек. Проверьте скорость на своём оборудовании. Если прогноз выше пропускной способности, предусмотрите отдельную выдачу воды, вторую точку или другой способ подачи кофе.

Где выдавать, хранить и собирать посуду

У прохода удобнее порционные закуски, которые можно взять одной рукой. Проверьте на пробной подаче, нужна ли тарелка и куда гость положит салфетку. Для переговоров можно выбрать подачу с посудой, если есть место и понятно, кто её соберёт. Подпишите блюда, держите сведения о составе под рукой и уточняйте у поставщика возможность перекрёстного контакта при аллергии.

На схеме стенда отметьте выдачу, закрытый запас и место для использованной посуды. Ставьте стол так, чтобы человек с напитком не перекрывал вход и не останавливался посреди прохода. Запас держите в условиях, которые подтвердил подрядчик для выбранных блюд. Назначьте того, кто проверяет остаток и готовит следующую партию, а в смете отдельно укажите, кто отвечает за расходники и уборку.

Что согласовать с выставкой до заказа

Попросите техническое руководство именно вашего мероприятия. Уточните, допускается ли сторонний подрядчик, нужна ли аккредитация, через какие ворота везти заказ и когда разрешён завоз. Проверьте электрическую мощность, доступ к воде и правила уборки. Для примера структуры заказа посмотрите формы организатора ExpoElectronica. У вашей выставки условия могут отличаться.

Хватит ли одной доставки? Если есть место для хранения и сотрудник, который отвечает за выкладку, запросите вариант доставки фуршета. Если на стенде идут презентации и переговоры одновременно, попросите отдельную смету с обслуживанием и распределением обязанностей.

Что отправить для сметы? Название выставки, павильон, номер стенда, даты и часы работы, план стенда, календарь встреч, ожидаемый поток по часам, правила доступа, пожелания по напиткам и ограничения по составу блюд. Если параметр неизвестен, укажите диапазон и дату уточнения.

Кейтеринг для деловых мероприятий

Запросить расчёт кейтеринга на выставку

Фотографии закусок и бокалов взяты из предоставленного фотоальбома и показывают примеры подачи.