Координатор для мероприятия

Координация мероприятий – это помощь в организации праздника, важного торжественного события, свадьбы, юбилея, корпоратива.

Квалифицированная команда обеспечит полный контроль на всех этапах, что позволит исключить любые непредвиденные ситуации. Профессиональный ивент менеджер хорошо сориентируется в списке задач и станет своеобразным «ангелом-хранителем» мероприятия.

Оставить заявку

Заказать координатора на мероприятия

Координатор мероприятий должен всех встретить, все показать и рассказать, а также проконтролировать, чтобы были соблюдены все этапы подготовки и проведения торжества.

Что входит в перечень услуг

Для чего нужен ивент координатор? Основные обязанности сотрудника заключаются в следующем:

• контроль прибытия подрядчиков, гостей, ведущего, диджея и другого персонала;
• сопровождение артистов в гримерную комнату;
• расстановка номеров, именных карточек на столы, рассадка людей;
• помощь в текущих вопросах, которые возникают по ходу мероприятия;
• взаимодействие с рестораторами;
• работа с декорированием, техническим обеспечением банкетной площадки, зала для проведения торжеств;
• контроль за кейтерингом, таймингом программы;
• плата по счетам;
• разрешение конфликтных ситуаций;
• обеспечение своевременной подачи горячих блюд, холодных закусок, напитков.

Обратите внимание: Услуги ивент менеджера особо ценятся при проведении масштабных событий, когда необходим четкий план и беспрерывный контроль. От профессионализма координационной команды зависит успех любого праздничного мероприятия. Организатор торжеств продумывает общую концепцию, разрабатывает сценарий, подбирает подрядчиков. Работа ивент планера начинается задолго до самого праздника.

 

Особенности

Координатор для мероприятия должен соблюдать несколько главных правил:

• на ранних этапах подключать всех заинтересованных лиц и выработать правильную стратегию сотрудничества с каждым;
• четко сформулировать цели и задачи;
• разработать эффективный, последовательный план, который даст максимальный результат при минимальных затратах;
• учесть категорию, уровень торжества, потребности аудитории;
• создать подходящий интерактивный и окружающий дизайн;
• не оставлять любую мелочь без внимания.

Ивент менеджер должен быть осведомлен о том, какая публика будет присутствовать на празднике, чтобы подготовить максимально подходящую программу. Главная задача заказчика корректно сформулировать все свои пожелания, озвучить бюджет и задать правильное направление. Все остальное возьмет на себя координатор.

Этапы работы ивент менеджера

Процедура подготовки и проведения торжественного события состоит из следующих этапов:

• Контакт заказчика с исполнителем, обсуждение деталей: формат мероприятия, количество участников, личные требования и пожелания, обязанности, зона ответственности координатора.
• Подготовка. Ивент менеджер присутствует на всех этапах организации праздника. Специалист окажет нужную поддержку, даст экспертный совет, свяжет с необходимыми людьми.
• Проведение. Торжество проходит под полным контролем квалифицированного сотрудника или целой команды профессионалов. Решаются все технические, организационные вопросы, исключаются любые форс-мажоры, регулируются конфликты и недоразумения.

Ивент планер отвечает за качественное и идеальное проведение торжества, где любая внештатная ситуация сразу же берется под контроль.

Преимущества

Координация мероприятий имеет множество достоинств:

• полная организация праздника;
• быстрое решение практически любых проблем;
• экономия времени, денег и нервов заказчика.

Для чего нужен ивент координатор?

Торжество будет полностью соответствовать предложенной концепции. Пока ивент менеджер работает, клиент может потратить освободившееся время на себя и своих близких. Также в процессе проведения праздника виновнику торжества не придется заниматься организационными вопросами.

Заказать координатора на мероприятия можно на сайте компании или созвонившись с операторами колл-центра по указанным номерам телефона.