Новогодний корпоратив на сторонней площадке: как подготовить кейтеринг без сбоев

Когда корпоратив проходит не в офисе, адрес площадки сам по себе не даёт подрядчику достаточно информации для расчёта. В лофте, зале или загородном доме могут быть разные правила въезда, часы монтажа, доступ к воде и электричеству. До выбора меню соберите короткий технический бриф: он покажет, какой формат питания возможен и что должно попасть в смету.

Сначала проверьте площадку

Попросите администратора письменно ответить на пять вопросов: когда команда может въехать; где разгрузить автомобиль; есть ли лифт и как далеко нести оборудование; какое место выделено под подготовку еды и хранение упаковки; какие мощности, вода и холодильник доступны. Уточните ограничения на открытый огонь, шум и время вывоза. Если площадка не предоставляет кухню, не обещайте гостям блюда, требующие приготовления на месте, пока подрядчик не подтвердил техническое решение.

Для загородной площадки отдельно проверьте дорогу, пропускной режим и место для временной стоянки. На схеме отметьте вход для гостей и служебный вход: когда они совпадают, монтаж должен завершиться до прибытия первых участников.

Выберите формат по программе, а не по картинке меню

У VB Catering на странице новогоднего кейтеринга эти форматы разделены. Это ориентир для выбора; конкретное меню, персонал и оборудование согласуются в индивидуальном предложении. Если программа меняется от фуршета к ужину за столами, не ограничивайтесь заменой блюд: изменятся посуда, мебель и часы работы команды.

Составьте рабочий тайминг

Допустим, гостей пригласили к 18:30, выступление начинается в 19:00, ужин — в 20:00, а зал нужно освободить к 23:30. Это пример расписания, не обещание времени монтажа VB Catering. Попросите подрядчика и площадку совместно заполнить таблицу.

В смете должны быть отражены не только часы праздника, но и монтаж, ожидание и демонтаж, если они тарифицируются. Попросите указать, кто платит за продление площадки и персонала при задержке программы.

Что должно быть в предложении

Сравнивайте предложения по одинаковым строкам: блюда и выход порций, напитки, персонал по ролям и времени, посуда и текстиль, мебель и оборудование, доставка, монтаж, вывоз. Декор и развлекательную часть фиксируйте отдельно. Вопрос о стоимости задавайте после того, как понятен полный состав работ: одна строка «кейтеринг на 70 человек» не показывает, что именно включено.

Если площадка уже выбрана, отправьте подрядчику дату, точный адрес, число гостей, длительность, программу, план помещения и ответы администратора на технические вопросы. Если выбираете между форматами, приложите два сценария и попросите сравнить их при одинаковых вводных. Для предварительного ориентира посмотрите форматы корпоративного кейтеринга и страницу стоимости; итог подтверждайте письменной сметой.

Частые вопросы

Можно ли заказать только доставку в лофт? Можно, если площадка разрешает привоз еды и вы готовы организовать приём заказа, выкладку, напитки, посуду и уборку. Если эти задачи должен выполнять подрядчик, их надо добавить в предложение.

Когда согласовывать правила площадки? До утверждения меню и сметы. Иначе может выясниться, что для выбранной подачи нет нужного доступа, электричества или места.

Как считать гостей, если часть придёт позже? Передайте подрядчику не только итоговое число приглашённых, но и ожидаемое время прибытия групп. Так можно согласовать пополнение подачи и не ставить весь запас на стол к открытию дверей.

Что сделать следующим шагом? Отправьте дату, адрес площадки, число гостей и программу через страницу новогоднего кейтеринга и попросите предложение с отдельными строками по меню, сервису и логистике.