Оставить заявку Заказать звонок
Ссылка на кейтеринг для конференций

Кейтеринг для конференций

Ссылка на подбор площадок

Подбор площадок

Ссылка на организацию мероприятий

Организация мероприятий

Ссылка на оформление и декор

Оформление и декор

Ссылка на кулинарную анимацию

Кулинарная анимация

Ссылка на свадебный кейтеринг

Свадебный кейтеринг

Столыпинский форум 2019

Столыпинский Форум
Сайт события: https://stolypinforum.ru
Форум поддержки предпринимательства.
 
Заказчик: правительство РФ, фонд поддержки предпринимательства.
 
Финансирование: федеральный бюджет РФ.

Задача: организация питания (кейтеринга) на форуме в течении 2-х дней в 9-ти различных зонах на территории МГИМО для разных категорий гостей форума, от высокопоставленных чиновников и звезд эстрады, до волонтеров.

Кол-во гостей: форум посетило более 3600 человек.

Площадь застройки мероприятия: более 12000 кв метров.

Столыпинский Форум 2019
Столыпинский Форум 2019
Столыпинский Форум 2019
Столыпинский Форум 2019

Описание мероприятия: Столыпинский форум – это современная международная экспертная площадка, которая объединяет Российских и зарубежных экспертов, руководителей и экс-руководителей органов государственной власти и институтов развития, представителей бизнес-сообщества и средств массовой информации.

Зоны питания и подзадачи:

Зал №1: Чайно-кофейная станция с закусками и сладким столом в течении всего дня на 300-400 персон. Гости форума.

Зал №1 А: Вип комната для спикеров, фуршет и чайно-кофейная зона на 50 персон. Гости – спикеры, чиновники, предприниматели, зарубежные делигации из Франции, Израйля, Китая, Японии и других стран.

Зал № 2: Финальный гала фуршет на 250 персон с горячими блюдами, баром и десертными станциями.

Зал №3: Чайно-кофейная станция на 800 персон для гостей конферец зала для обеспечения кофе брейков во время сессий.

Зона №4: 5 o.clock tea – угощение на открытом воздухе, зона основной сцены на 3000 человек. Одновременная подача горячего чая и традиционных Шотландских булочек.

Зона питания артистов (Black star, Comedy woman и др.): 40 персон. Соблюдение райдера артистов по питанию.

Зона питания волонтеров: 3-х разовое питание горячими обедами в течении 2-х дней форума – 40 персон в день.;

Зона платного фуд корта: 5 фуд траков для гостей форума.

Смотреть видео с форума

Этапы подготовки к реализации и планирование: 

  1. Получение первого технического задание за 1 месяц до самого события.
  2. Еженедельные встречи с командой организаторов, уточнение деталей, корректировка ТЗ.
  3. За 25 дней до форума – просмотр площадки, знакомство со всеми представителями и рабочей группой события.
  4. За 20 дней до форума, найм и обучение дополнительного персонала.
  5. За 18 дней составление окончательного списка необходимого оборудования и технических мощностей для обеспечения питанием.
  6. За 16 дней – утверждение схемы расстановки мебели и застройки зон питания.
  7. За 14 дней до мероприятия – закуп и аренда дополнительного оборудования, необходимого для проекта.
  8. За 12 дней до проекта – дегустация части блюд из меню, которые клиент и агентство захотели проверить на себе.  
  9. За 10 дней составление списков закупки продуктов, окончательное утверждение меню и внесение последних корректировок в составы блюд.
  10. За 9 дней – собрание рабочей группы организаторов, небольшие изменения концепции самого события и тайминга.
  11. За 8 дней – составление и утверждение общего монтажного плана застройки мероприятия.
  12. За 7 дней – координация зоны фуд траков, согласования меню, цен и аасортимента. Координация расстановки и заезда траков на территорию МГИМО.
  13. За 5 дней до мероприятия – онлайн тренинг, вебинар для официантов и менеджеров основных зон.
  14. За 4 дня до мероприятия – поступление на склад основных продуктов питания, посуды, оборудования.
  15. За 3 дня – приступаем к приготовлению заготовок на кухне для мероприятия.
  16. За 2 дня – ночной монтаж на площадке. Завозим технику, проверяем подачу электричества и мощности.
  17. За 1 день – проверка всех зон, круглый стол организаторов, сверка данных.
  18. Ночной монтаж.

Как это было, интересные факты:

Как накормить 2000 человек? И нагреть 400 литров чая? Разнести их за 40 минут гостям, да и ещё и улыбаться при этом?

Ну не могу я не рассказать историю о том, как при помощи этого автобуса нам удалось угостить несколько тысяч человек (более 2000 человек!) на мероприятии булочками и горячим чаем.

 

Автобус на мероприятии Столыпинский Форум 2019
Автобус на мероприятии Столыпинский Форум 2019

 

Зачем? 

А как ещё вы одновременно вывезете на open air на площадь в разгар мероприятия такое количество свежих булочек и горячего чая? Ведь они должны появиться внезапно. По объявлению со сцены!

Изначально я хотел конечно поезд! Но оказалось слишком дорого на площадку везти рельсы.

Теперь я знаю, как уместить 50 официантов в автобус, снарядить их тонной выпечки и нагреть 400 литров кипятка!

Мы очень любим сложные задачи. На то мы и кейтеринг. Ивент не даёт возможности заснуть или отдохнуть на стандартных повторяющихся задачах.

Тут каждый раз то гигантская пицца, то поезд с булками, то банкет на 1000+ персон.

Столыпинский Форум 2019
Кейтеринг для мероприятия Столыпинский Форум 2019
Кейтеринг для мероприятия Столыпинский Форум 2019
Кейтеринг для мероприятия Столыпинский Форум 2019
Кейтеринг для мероприятия Столыпинский Форум 2019
Кейтеринг для мероприятия Столыпинский Форум 2019

Итоги: Проект реализован успешно. Обеспечено питание и комфортное пребывание гостей на Форуме. Получено ТЗ и рекомендации для проведения форума в будущем году.

Отзыв организаторов

Столыпинский Форум
Жанна Васенина:
 
Спасибо большое команде Выездной Банкет. Это то место в котором я была уверена на мероприятии на все 100%.
 
Прекрасный монтаж, хорошо организованная команда и скорость решения всех вопросов – очень важная для меня часть мероприятия.
 
С вами приятно работать!
Оставить заявку

Кейтеринг в Подмосковье

Кейтеринг Балашиха Кейтеринг Королев Кейтеринг Солнечногорск Кейтеринг в Лыткарино
Кейтеринг в Ступино Кейтеринг в Ивантеевке Кейтеринг в Чехове Кейтеринг в Егорьевске
Кейтеринг в Пушкино Кейтеринг в Сергиев Посаде Кейтеринг в Калуге Кейтеринг в Домодедово
Показать ещё
Логотип НАОМ

Члены НАОМ – Национальная Ассоциация Организаторов Праздников

Логотип Catering Professional

Аккредитация Catering Professional

Логотип GlobalEventForum

Мы являемся частью организационной группы GlobalEventForum – самый большой форум про Event

Логотип Выездной Банкет

Чемпионы кейтеринг батла 2018